Zapytanie 135/2018

Zapytanie anulowane w dniu 27 marca 2018r.

Data zamieszczenia zapytania ofertowego: 2018-03-21

Data sporządzenia zapytania ofertowego: 2018-03-21

Dane zamawiającego:

Nazwa firmy:

MACIEJ KONRAD SACZUK „WHITEMOOSE”

Adres:

Al. 1000-lecia Państwa Polskiego 2, 15-111 Białystok

NIP: 8212040830

Opis przedmiotu zamówienia:

Kod CPV zgodnie ze Wspólnym Słownikiem Zamówień: 48000000-8 Pakiety oprogramowania i systemy informatyczne.

Przedmiotem zamówienia jest dostawa oprogramowania do zintegrowanego zarządzania projektami.
Oprogramowanie powinno posiadać następujące minimalne parametry i funkcjonalności:

  • możliwość stworzenia bazy projektów;
    • informacje o stanie projektów;
    • statusy projektów w tym min. daty rozpoczęcia i zakończenia, % realizacji projektów;
    • możliwość przypisywania osób do projektów;
    • możliwość przypisywania ról w projekcie;
    • konfiguracja ustawień projektu;
    • podgląd, przeglądanie, priorytety, filtrowanie zadań;
    • możliwość generowania raportów dotyczących projektów;
    • możliwość opisywania projektów dowolnymi parametrami;
    • możliwość generowania kart projektu;
    • automatyczne powiadomienia dotyczące projektu;
    • wskaźniki finansowe pozwalające na ocenę projektów;
    • możliwość opisywania zadań szeregiem pól np. nazwa, typ zadania, ilości, wartości itp.
    • hierarchiczna struktura widoku zadań;
    • powiązanie zadań z listą kontrolną, zdarzeniami w kalendarzu, powiadomieniami, historią zadań, przydzielonymi zasobami;
    • definiowanie statusów zadań;
    • rozdzielanie/przydzielanie/przekazywanie zadań;
    • możliwość integracji czasu pracy z wykonywanymi pracami poszczególnych pracowników;
    • możliwość ewidencji pracowników,
    • ewidencja czasu pracy pracowników (również online);
    • możliwość realizacji urlopów, chorób, świąt, dla poszczególnych pracowników;
    • paski obciążeń każdego pracownika;
    • prezentacje urlopów i nieobecności pracowników;
    • prezentacje przeciążeń;
    • kolorystyczna prezentacja zadań;
    • możliwość łączenia zadań z załącznikami;
    • zarządzanie kalendarzem;
    • możliwość łączenia zadań, terminów z kalendarzem;
    • możliwość synchronizacji z kalendarzem Google i Outlook;
    • przypisywanie terminów kalendarzowych do zadań i projektów;
    • możliwość filtrowania kalendarza;
    • powiązanie działań kalendarzowych z zadaniami z projektu;
    • synchronizacja kalendarza z telefonem komórkowym, tabletem;
    • zlecanie i odbieranie zadań za pomocą kalendarza;
    • sortowanie działań w kalendarzu według priorytetu;
    • wybór projektów do symulacji według określonych kryteriów min. okres, zasoby, portfolio projektów;
    • możliwość wydruków zbiorczych symulacji;
    • możliwość tworzenia i zarządzania budżetami;
    • możliwość podziału budżetów na budżet firmy, budżet projektu, budżet działu;
    • struktura kosztów;
    • płatności w budżetach;
    • statusy budżetów;
    • zarządzanie terminami płatności;
    • możliwość wyliczenia cashflow w tym min. szacowanie podatków, wyliczanie kosztów i sprzedaży projektowej, możliwość importu plików programu Excel;
    • możliwość analizowania danych;
    • graficzne i tabelaryczne prezentowanie danych;
    • przetwarzanie, sumowanie, grupowanie, zliczanie danych, tworzenie własnych formuł, kolorowanie i formatowanie danych;
    • funkcjonalności CRM (działający w chmurze/online, Android, Ios);
    • narzędzie do eksportowania i importowania danych nowych oraz istniejących projektów;
    • synchronizacja danych.

Termin realizacji zamówienia: do 31-08-2018 r.

Kryteria oceny oferty wraz z określeniem wag punktowych/procentowych przypisanych do każdego z kryteriów:

Oferty zostaną ocenione przez Zamawiającego w oparciu o następujące kryteria i ich znaczenie:

  • Kryterium nr 1 – cena netto – waga 50%
    • Kryterium nr 2 – licencja (okres ważności licencji – wyrażony w miesiącach) – waga 50%

Opis sposobu przyznawania punktacji za spełnienie danego kryterium oceny oferty:

Kryterium 1 – cena netto

Badana oferta otrzyma liczbę punktów zaokrągloną do dwóch miejsc po przecinku
według matematycznych reguł zaokrąglania, wynikającą z następującego działania:

x=Xmin/(X i) *50

gdzie:

X – oznacza ilość punktów, jakie otrzyma badana oferta
X min – oznacza najniższą cenę spośród wszystkich ofert
Xi – oznacza cenę badanej oferty

Kryterium nr 2 – licencja (okres ważności licencji – wyrażony w miesiącach).
Badana oferta otrzyma liczbę punktów zaokrągloną do dwóch miejsc po przecinku
według matematycznych reguł zaokrąglania, wynikającą z następującego działania:

L=Li/(L max) *50

gdzie:

L – oznacza ilość punktów, jakie otrzyma badana oferta
L max – oznacza maksymalną licencję spośród wszystkich ofert
Li – oznacza licencję badanej oferty

Uwaga: licencja na czas nieokreślony otrzyma maksymalną liczbę punktów, w ramach kryterium nr 2.

Ocena końcowa

Spośród ważnych ofert, Zamawiający uzna za najkorzystniejszą i wybierze ofertę, która spełni wszystkie wymagania określone w niniejszym zapytaniu ofertowym oraz uzyska największą liczbę punktów w ocenie końcowej.

K = KC + KL

gdzie:

K – liczba punktów w ocenie końcowej
Kc – liczba punktów przyznana danej ofercie w kryterium „Cena netto”
KL – liczba punktów przyznana danej ofercie w kryterium „Licencja”

Termin składania ofert:

  1. a) Ostateczny termin składania ofert upływa: 28-03-2018 r.
    b) Oferta może być dostarczona drogą elektroniczną lub w wersji papierowej.
    c) Wykonawcy mogą złożyć po jednej ofercie. W przypadku złożenia większej liczby ofert przez jednego Wykonawcę oferty zostaną odrzucone.
    d) W przypadku ofert, które będą dostarczane w wersji papierowej liczy się data wpływu oferty do biura Zamawiającego na adres: ul. Al. 1000-lecia Państwa Polskiego 2, 15-111 Białystok.
    e) Oferty w wersji elektronicznej należy przesłać na adres e-mail: joanna.blim@whitemoose.com.pl.
    f) Wszystkie oferty złożone po terminie zostaną odrzucone.

Informacja na temat zakazu powiązań osobowych lub kapitałowych:

W postępowaniu ofertowym nie mogą brać udziału podmioty powiązane osobowo bądź kapitałowo z Zamawiającym.
Przez powiązania kapitałowe lub osobowe rozumie się wzajemne powiązania Zamawiającego lub osobami upoważnionymi do zaciągania zobowiązań w imieniu Zamawiającego lub osobami wykonującymi w imieniu Zamawiającego czynności związane z przeprowadzeniem procedury wyboru wykonawcy a wykonawcą – Oferentem, polegające w szczególności na:

a) uczestniczeniu w spółce jako wspólnik spółki cywilnej lub spółki osobowej,

b) posiadaniu co najmniej 10% udziałów lub akcji, o ile niższy próg nie wynika z przepisów prawa lub nie został określony przez IZ w wytycznych programowych,

c) pełnieniu funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta bądź pełnomocnika,

d) pozostawaniu w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa drugiego stopnia lub powinowactwa drugiego stopnia w linii bocznej lub w stosunku przysposobienia, opieki lub kurateli.

Informacja na temat wymagań dla oferentów:

Oferent zobowiązany jest do złożenia wraz z ofertą oświadczenie, iż prowadzi działalność gospodarczą bądź posiada niezbędną wiedzę i doświadczenie w zakresie dostaw bądź usług objętych zapytaniem ofertowym oraz posiada faktyczną zdolność do wykonania zamówienia w tym między innymi dysponuje prawami, potencjałem technicznym i osobowym koniecznym do wykonania tego zamówienia.

Dodatkowe informacje i wymagania zamawiającego:

O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się Wykonawcy, którzy:

  1. a) Prowadzą działalność gospodarczą bądź posiadają niezbędną wiedzę i doświadczenie
    w zakresie dostaw bądź usług objętych zapytaniem ofertowym oraz posiadają faktyczną zdolność do wykonania zamówienia w tym między innymi dysponują prawami, potencjałem technicznym i osobowym koniecznym do wykonania tego zamówienia – za spełnienie warunku Zamawiający uzna podpisanie oświadczenia zgodne ze wzorem stanowiącym Załącznik nr 2 „Oświadczenie”.
  2. b) Oferty mogą składać Wykonawcy niepowiązani kapitałowo ani osobowo z Zamawiającym – za spełnienie warunku Zamawiający uzna podpisanie oświadczenia umieszczonego na formularzu oferty – Załącznik nr 1 „Formularz Oferty”.

Sposób przygotowania oferty:

  1. a) Zaleca się, aby ofertę sporządzić na wzorze stanowiącym Załącznik nr 1 do niniejszego zapytania ofertowego. Zamawiający dopuszcza złożenie oferty na formularzu Wykonawcy z zastrzeżeniem, że musi ona zawierać wszystkie zapisy określone przez Zamawiającego w przygotowanym wzorze formularza oferty.
    b) Oferta wraz z wymaganymi dokumentami musi zostać sporządzona w języku polskim. Jeżeli oferta zostanie przesłana w języku obcym Wykonawca zobowiązany jest do poświadczenia i przetłumaczenia oferty na język polski.
    c) Oferta wraz z wymaganymi dokumentami musi być przygotowana w sposób czytelny.
    d) Oferta powinna być podpisana i opieczętowana przez osoby/osobę zgodnie z treścią dokumentu określającego status prawny Wykonawcy lub treścią załączonego do oferty pełnomocnictwa. Upoważnienie osób podpisujących ofertę do jej podpisania musi bezpośrednio wynikać z dokumentów dołączonych do oferty. Oznacza to, że jeżeli upoważnienie takie nie wynika wprost z dokumentu stwierdzającego status prawny Wykonawcy (odpisu z właściwego rejestru lub zaświadczenia o wpisie do ewidencji działalności gospodarczej) to do oferty należy dołączyć upoważnienie – należy dostarczyć nie starszy niż 3 miesiące dokument rejestrowy KRS/CEIDG/INNY DOKUMENT OKREŚLAJĄCY STATUS PRAWNY dla danej formy organizacyjnej oraz upoważnienie (jeżeli dotyczy).
    e) Bez względu na wynik zapytania ofertowego wszelkie koszty związane z przygotowaniem i złożeniem oferty ponosi Wykonawca.
    f) Przed terminem składania ofert Wykonawca ma możliwość poprawy oferty, o czym informuje Zamawiającego. Wszelkie poprawki lub zmiany w ofercie muszą być parafowane i datowane własnoręcznie przez osobę upoważnioną do podpisania i złożenia oferty.
    g) Dokumenty muszą być w oryginale lub w kserokopii poświadczonej za zgodność z oryginałem przez Wykonawcę. W przypadku zawarcia umowy z Wykonawcą, który przesłał ofertę w kserokopii poświadczonej za zgodność z oryginałem Zamawiający zobowiązuje Wykonawcę do niezwłocznego dostarczenia oryginału oferty.
    h) Oferty w wersji papierowej powinny być trwale spięte.
    i) Do oferty należy dołączyć specyfikacją oprogramowania.

Pozostałe informacje:

  1. a) Zamawiający nie dopuszcza składania ofert częściowych.
    b) Zamawiający nie przewiduje udzielenia zamówień uzupełniających.
    c) Zamawiający nie dopuszcza składania ofert wariantowych.
    d) Po dokonaniu wyboru oferty Zamawiający poinformuje Oferenta, którego ofertę wybrano o terminie podpisania umowy.
    e) Zamawiający zastrzega możliwość unieważnienia postępowania na każdym jego etapie.
    f) Jeżeli Oferent, którego oferta została wybrana, uchyli się od zawarcia umowy/realizacji zamówienia, Zamawiający może wybrać ofertę najkorzystniejszą spośród pozostałych ofert, bez przeprowadzania ich ponownej oceny.
    g) Wymagany termin związania ofertą: 90 dni licząc od dnia upływu terminu składania ofert.
    h) Zamawiający wykluczy wszystkie oferty, które nie będą spełniały zapisów w punktach od
    1 do 7 niniejszego zapytania ofertowego. Ofertę wykonawcy wykluczonego uważa się za odrzuconą.

Wymagane załączniki:
• Specyfikacja oprogramowania
• Dokument rejestrowy KRS/CEIDG/INNY DOKUMENT OKREŚLAJĄCY STATUS PRAWNY dla danej formy organizacyjnej;
• Upoważnienie (jeżeli dotyczy)
• Załącznik nr 2 Oświadczenie

Dane do kontaktu w sprawie ogłoszenia:

Imię i nazwisko: Joanna Blim

Email: joanna.blim@whitemoose.com.pl

Telefon: 731-727-774

Zapytanie 135-2018