Zapytanie 140/2018

Data zamieszczenia zapytania ofertowego: 2018-03-23

Data sporządzenia zapytania ofertowego: 2018-03-23

Dane zamawiającego:

Nazwa firmy:

KSK Anna Sawoń

Adres:

J. I. Kraszewskiego 6 lok. 25, 15-025 Białystok, Polska

NIP: 5422670719

Opis przedmiotu zamówienia:

Przedmiotem zamówienia jest zakup licencji na System Zarządzania Procesami Biznesowymi (Business Process Management System, w skrócie BPMS) i wdrożenie go w przedsiębiorstwie KSK Anna Sawoń.

Wdrożenie BPMS ma zostać przeprowadzone na serwerze udostępnionym przez przedsiębiorstwo KSK Anna Sawoń.

Wdrożony BPMS ma służyć usprawnieniu procesów przedsiębiorstwa w następujących obszarach funkcjonalnych:
* obsługa klienta (prezentacja oferty, wyceny, projektowanie indywidualnych kryształów 3D),
* produkcja kryształów 3D,
* produkcja dodatków do kryształów 3D tj. podstawy, opakowania,
* ewidencja materiałów, towarów i produktów gotowych,
* kompletowanie i przygotowywanie przesyłek do wysyłki,
* analiza kosztów produkcji i obsługi klienta.

Podstawowe wymagania względem zamawianego BPMS:
a) System musi być aplikacją serwerową.
b) System musi być zainstalowany na serwerze należącym do Zamawiającego
c) Do systemu musi być dostęp poprzez sieć Internet
d) Wszystkie podstrony systemu powinny renderować się w przeglądarce w czasie krótszym niż 1 sekundę dla stacji roboczych o minimalnie określonych wymaganiach zdefiniowanych przez dostawcę rozwiązania IT (: Intel i7, 8GB RAM)
e) System musi zachować swoją funkcjonalność podczas wyświetlania jego podstron za pomocą aktualnych wersji następujących przeglądarek internetowych: Google Chrome, Mozilla Firefox, Microsoft Edge.
f) System musi mieć możliwość tworzenia kont pracowniczych (zabezpieczonych hasłem), ich grup oraz definiowania dla poszczególnych użytkowników i grup użytkowników różnych uprawnień do poszczególnych funkcjonalności systemowych.

Oczekuje się, że BPMS oferować będzie:
1. Możliwość tworzenia ścieżek procesów biznesowych:
* w oparciu o graficzny kreator procesów, bramki decyzyjne i możliwość tworzenia zaawansowanych reguł decyzyjnych (np.: możliwość tworzenia rabatów na podstawie różnych atrybutów)
* z wykorzystaniem interaktywnych elektronicznych formularzy dla każdego zadania z funkcjonalnościami ich walidacji, nadania typów danym i ograniczeń przyjmowanych wartości
* z możliwością tworzenia akcji w trakcie realizacji zadań przez użytkowników systemu jak na przykład zapis do bazy danych lub powiadomienie klienta o statusie zamówienia w formie notyfikacji e-mail bądź sms
2. Możliwość zarządzania zadaniami (sekwencją wydarzeń na ścieżce procesu biznesowego):
* z zapewnieniem pomiaru czasu pracy zrealizowanych zadań
* z zapewnieniem mechanizmu kolejkowania zadań oraz przypisania zadań do użytkowników na podstawie zdefiniowanych reguł bądź manualnego inicjowania zadań z kolejek przez użytkowników, wraz z możliwością przepisywania zadań między użytkownikami procesu
* z zapewnioną możliwością wizualizacji realizowanych zadań w formie KANBAN zdefiniowanego na podstawie zamodelowanego procesu biznesowego np. (realizacji zamówienia)
* z zapewnioną możliwością filtrowania zadań per użytkownik lub grupa użytkowników oraz wyszukiwania danego zadania lub sprawy po atrybutach spraw np.: numerze sprawy, realizującego i danych biznesowych zapisanych w sprawie w formularzach (jak np. nazwa kontrahenta)
3. Możliwość tworzenia raportów dotyczących każdego aspektu zbudowanych ścieżek procesów biznesowych:
* obejmującą możliwość tworzenia raportów na podstawie danych biznesowych i operacyjnych w tym tabel, tabel przestawnych, wykresów słupkowych pionowych, liniowych, kołowych, pojedynczych wskaźników biznesowych tzw. KPI
* z uwzględnieniem możliwości tworzenie własnych filtrów ograniczających widoczność wybranych typów danych w raportach
* z zachowaniem możliwości eksportu danych z raportów do plików .csv
4. Możliwość wykonywania symulacji procesów biznesowych:
* obejmującą wykonywanie testów przepustowości procesu biznesowego (szacowania jego wydajności) w zależności od dostępności zasobu lub wydajności poszczególnych ogniw procesu
* przeprowadzanie eksperymentów analizujących wydajność procesu w zależności od wystąpienia zdarzeń mających wpływ na dostępność zasobu lub przepustowość
5. Możliwość prognozowania czasów zakończenia spraw na podstawie bieżącego obłożenia systemu oraz monitorowania obciążenia poszczególnych działań w systemie
6. Archiwum Cyfrowe
* obejmujące automatyczny zapis dokumentów tworzonych w zdefiniowanych procesach biznesowych oraz ich wersjonowania
* z możliwością dodawania plików stworzonych poza systemem bez limitu ilości miejsca zapisanych danych (ograniczonych jedynie parametrami serwera, a nie systemu)
* umożliwiające współdzielenie plików między użytkownikami z zachowaniem różnych poziomów uprawnień do operacji na plikach (tylko do odczytu, z prawem do edycji)
7. Rejestrator zmian zapewniający funkcjonalność pełnej audytowalności zdarzeń:
* obejmujący weryfikację przebiegu zachodzącej ścieżki procesu tj. kto, kiedy, i co modyfikował w zachodzących sprawach
* umożliwiający kontrolę czynności wykonywanych przez użytkowników systemu, w tym między innymi wysłania maili, uzupełnienia pól formularzy
* pozwalający na filtrowanie zebranych danych oraz ich eksport do pliku .csv w ustalonej strukturze danych
8. Możliwość prowadzenia komunikacji mailowej z kontrahentami:
* obejmującą integrację systemu ze skrzynkami pocztowymi (obsługa protokołów IMAP, SMTP)
* oznaczającą możliwość prowadzenia wymiany mailowej z kontrahentami
* pozwalającą na uruchamianie spraw danego procesu biznesowego w systemie na podstawie kontekstu informacji, w tym:
–> automatyczne i ręczne podpinanie danej komunikacji mailowej do toczącej się sprawy
–> wysłanie maili opartych o zdefiniowane szablony z wykorzystaniem danych zdefiniowanych w procesie i obecnych w systemie.
9. Możliwość zarządzania danymi kontrahentów:
* obejmującą tworzenie kontrahenta i powiązanego z nimi kontaktu, edycję ich danych, kategoryzację oraz umieszczanie informacji dodatkowych charakteryzujących kontrahenta
* obejmującą odnajdywanie duplikatów kontrahentów i scalanie ich danych bez utraty powiązania z historią korespondencji
* uzyskiwanie dostępu do historycznej korespondencji z kontrahentem w podziale na poszczególne sprawy.
10. Możliwość komunikacji z systemami zewnętrznymi
* w zakresie importu i eksporut danych w określonych interwałach czasu bądź na żądanie z zastosowaniem:
–> REST API
–> technologii COM i OLE Automation
* w zakresie wysyłki powiadomień SMS

Wdrożenie BPMS ma obejmować:
* przeprowadzenie parametryzacji i konfiguracji systemu (w tym stworzenie kont użytkowników i nadanie im uprawnień)
* wykonanie integracji z systemami zewnętrznymi:
–> wykorzystywanym w przedsiębiorstwie oprogramowaniem księgowo-magazynowym Subiekt GT (z aktywną Sferą)
–> sklepem internetowym (z udokumentowanym REST API)
–> platformą Allegro
* stworzenie i sparametryzowanie głównych procesów biznesowych przedsiębiorstwa.

Kryteria oceny oferty wraz z określeniem wag punktowych/procentowych przypisanych do każdego z kryteriów:

Oferta powinna uwzględniać wszystkie koszty związane z realizacją zamówienia.
Oferta powinna precyzować odrębnie koszty zakupu licencji systemu BPMS oraz koszty jego wdrożenia.

Ryzyko związane z oszacowaniem czasu potrzebnego na przygotowanie dokumentacji spoczywa na Oferencie.
Zamawiający zastosuje następujące kryteria wyboru:
a) cena netto (suma kosztów zakupu licencji i wdrożenia systemu) – 70%
b) termin realizacji zamówienia – 30%

Opis sposobu przyznawania punktacji za spełnienie danego kryterium oceny oferty:

Wybór Oferenta dokonany zostanie na podstawie ofert, które spełniają dopuszczające kryteria wyboru, wedle największej ilości punktów uzyskanych zgodnie z następującą metodologią:
a) przez kryterium ‘Cena netto’ Zamawiający rozumie określoną przez Oferenta cenę całkowitą netto za wykonanie przedmiotu zamówienia. Ocena w ramach kryterium ‘Cena netto’ (Kc) będzie obliczana na podstawie następującego wzoru: Kc = (Cn/Co) x 0,7 x 100, gdzie:
– Cn – najniższa zaproponowana cena netto spośród wszystkich otrzymanych ofert, które spełniły dopuszczające kryteria wyboru
– Co – cena netto zaproponowana w badanej ofercie
– Kc – liczba punktów przyznana danej ofercie w kryterium ‘Cena netto’
b) przez kryterium ‘Termin realizacji zamówienia’ Zamawiający rozumie określony przez Oferenta termin zakończenia realizacji zamówienia liczony w dniach kalendarzowych od momentu podpisania umowy pomiędzy Stronami. Ocena w ramach kryterium ‘Termin realizacji zamówienia’ (Kt) będzie obliczana na podstawie następującego wzoru: Kt = (Tn/To) x 0,3 x 100, gdzie:
– Tn – najkrótszy zaproponowany termin zakończenia zamówienia liczony w dniach od momentu podpisania umowy spośród wszystkich otrzymanych ofert, które spełniły dopuszczające kryteria wyboru
– To – termin zakończenia zamówienia zaproponowany w badanej ofercie liczony w dniach od momentu podpisania umowy
– Kt – liczba punktów przyznana danej ofercie w kryterium ‘Termin realizacji zamówienia’

Spośród ważnych ofert, Zamawiający uzna za najkorzystniejszą i wybierze ofertę, która spełni wszystkie wymagania określone w szczegółowym opisie przedmiotu zamówienia oraz uzyskała największą liczbę punktów w ocenie końcowej według wzoru: K = Kc + Kt, gdzie:
– K – liczba punktów w ocenie końcowej
– Kc – liczba punktów przyznana danej ofercie w kryterium ‘Cena netto’
– Kt – liczba punktów przyznana danej ofercie w kryterium ‘Termin realizacji zamówienia’
Wartości punktowe w poszczególnych kryteriach zostaną podane z dokładnością do dwóch miejsc po przecinku, a zaokrąglenie zostanie dokonane zgodnie z ogólnie przyjętymi zasadami matematycznymi.

Termin składania ofert:

  1. Ostateczny termin składania ofert upływa dnia: 03.04.2018 r.
    2. W przypadku ofert, które będą dostarczane drogą pocztową liczy się data wpływu oferty do siedziby Zamawiającego.

Informacja na temat zakazu powiązań osobowych lub kapitałowych:

W postępowaniu ofertowym nie mogą brać udziału podmioty powiązane osobowo bądź kapitałowo z Zamawiającym.
Przez powiązania kapitałowe lub osobowe rozumie się wzajemne powiązania Zamawiającego lub osobami upoważnionymi do zaciągania zobowiązań w imieniu Zamawiającego lub osobami wykonującymi w imieniu Zamawiającego czynności związane z przeprowadzeniem procedury wyboru wykonawcy a wykonawcą – Oferentem, polegające w szczególności na:

a) uczestniczeniu w spółce jako wspólnik spółki cywilnej lub spółki osobowej,

b) posiadaniu co najmniej 10% udziałów lub akcji, o ile niższy próg nie wynika z przepisów prawa lub nie został określony przez IZ w wytycznych programowych,

c) pełnieniu funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta bądź pełnomocnika,

d) pozostawaniu w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa drugiego stopnia lub powinowactwa drugiego stopnia w linii bocznej lub w stosunku przysposobienia, opieki lub kurateli.

Informacja na temat wymagań dla oferentów:

Oferent zobowiązany jest do złożenia wraz z ofertą oświadczenie, iż prowadzi działalność gospodarczą bądź posiada niezbędną wiedzę i doświadczenie w zakresie dostaw bądź usług objętych zapytaniem ofertowym oraz posiada faktyczną zdolność do wykonania zamówienia w tym między innymi dysponuje prawami, potencjałem technicznym i osobowym koniecznym do wykonania tego zamówienia.

Dodatkowe informacje i wymagania zamawiającego:

  1. Oferty stanowiące odpowiedź na zapytanie należy składać pisemnie, tj. osobiście lub drogą pocztową na adres siedziby: KSK Anna Sawoń, ul. J. I. Kraszewskiego 6 lok. 25, 15-025 Białystok lub przesłać e-mailem na adres: ksawon@krysztaly3d.pl
    2. Oferta i załączniki złożone w formie wydruku powinny być podpisane i opieczętowane przez osobę upoważnioną do reprezentacji Oferenta zgodnie z formą reprezentacji określoną w rejestrze sądowym lub innym dokumencie, właściwym dla danej formy organizacyjnej Oferenta albo przez osobę umocowaną przez osobę uprawnioną, przy czym pełnomocnictwo musi być załączone do oferty. W przypadku złożenia oferty e-mailem Oferent, którego oferta zostanie wybrana zobowiązuje się do dostarczenia wydrukowanego egzemplarza oferty podpisanej i opieczętowanej przez osobę upoważnioną do reprezentacji Oferenta zgodnie z formą reprezentacji określoną w rejestrze sądowym lub innym dokumencie, właściwym dla danej formy organizacyjnej Oferenta najpóźniej w dniu podpisania umowy na realizację zamówienia.
    3. Oferent zobowiązany jest wypełnić i załączyć do złożonej oferty ‘Oświadczenie Oferenta’, którego wzór stanowi załącznik do zapytania ofertowego.
    4. Oferent poniesie wszystkie koszty związane z przygotowaniem i złożeniem oferty.
    5. Oferent może złożyć tylko jedną ofertę w odpowiedzi na niniejsze zapytanie ofertowe. Zamawiający nie dopuszcza możliwości składania ofert częściowych.
    6. Zamawiający dopuszcza możliwości powierzenia części lub całości zamówienia podwykonawcom.
    7. Termin związania ofertą musi wynosić minimum 30 dni licząc od dnia upływu terminu składania ofert.
    8. Rozliczenia między Zamawiającym a wybranym Oferentem będą prowadzone w złotych polskich (PLN). W przypadku ofert wyrażonych w walucie obcej przeliczenie na PLN nastąpi według średniego kursu NBP z dnia porównania ofert.
    9. Jeżeli Oferent, którego oferta została wybrana uchyli się od zawarcia umowy, Zamawiający może wybrać ofertę najkorzystniejszą spośród pozostałych ofert, bez przeprowadzania ich ponownej oceny.
    10. Od prowadzonego postępowania nie przysługują Oferentom środki ochrony prawnej (protest, odwołanie, skarga) określone odpowiednio w przepisach ustawy Prawo Zamówień Publicznych.
    11. Zamawiający zastrzega możliwość unieważnienia postępowania na każdym jego etapie.

Dane do kontaktu w sprawie ogłoszenia:

Imię i nazwisko: Kamil Sawoń

Email: ksawon@krysztaly3d.pl

Telefon: 602446550

Zapytanie 140-2018