Zapytanie 179/2018

Data zamieszczenia zapytania ofertowego: 2018-06-20

Data sporządzenia zapytania ofertowego: 2018-06-20

Dane zamawiającego:

Nazwa firmy:

Visterma sp. z o. o.

Adres:

15-082 Białystok, Świętojańska 6

NIP: 5782721028

Opis przedmiotu zamówienia:

Przedmiotem zamówienia jest nabycie licencji programu komputerowego.
Przedmiot zamówienia powinien spełniać kryteria według poniższych zapisów.

UPRAWNIENIA PRACOWNIKÓW:
Funkcja nadania stopnia uprawnień poszczególnym pracownikom w zakresie dostępnych modułów oprogramowania:
a/ Moduł rozliczenia centralnego ogrzewania
b/ Moduł przygotowania odczytów
c/ Moduł – generator raportów
d/ Moduł importu danych z plików zewnętrznych CSV, Excel, TXT
e/ Filtrowanie danych

STRUKTURA DANYCH OPROGRAMOWANIA:
Struktura danych dla SM i ADM:
1. Dane klienta (nazwa, adres, telefon ogólny, mail ogólny, itp…)
a/ NIP, REGON
b/ Dane kontaktowe do pracowników klienta (imię i nazwisko, telefon, mail, stanowisko, itp…)
2. Budynek
a/ Adres i numer budynku
b/ Okres rozliczeniowy
c/ Obliczenie kwot jednostkowych w budynku
d/ Definiowany podział kosztów centralnego ogrzewania i wody użytkowej z możliwością seryjnego zaznaczania (kopiowania) definicji podziału w budynkach w zakresie jednego klienta (np. SM)
3. Lokal
a/ Numer lokalu
b/ Imię i nazwisko
c/ ID lokalu/użytkownika
d/ Okres użytkowania lokalu
e/ Obliczenie jednostek zużycia w rozliczanym lokalu (impulsy-podzielnik, GJ-ciepłomierz)
f/ Obliczenie jednostek zużycia w rozliczanym lokalu (komfort cieplny)
g/ Obliczenie kosztów rozliczanego lokalu
4. Urządzenia
a/ Typ urządzenia (podzielnik, wodomierz, ciepłomierz)
b/ Numer seryjny urządzenia
c/ Wpg, Rm
d/ Odczyt urządzenia

IMPORT DANYCH DO PROGRAMU:
Edytowalny import danych elektronicznych do programu za pomocą stworzonego obrazu importowanego pliku. Użytkownik ma mieć możliwość wybrania odpowiednich kolumn i wierszy z danego pliku. Od klientów otrzymujemy pliki w różnym kształcie i formacie, oraz na papierze.
Import danych od klienta (SM, WM):
a/ Po numerze ID
b/ Po numerze lokalu
c/ Po P.U.M. m2
d/ Imię i Nazwisko użytkownika lokalu
e/ Wprowadzenie danych ręcznie.
f/ Import danych z odczytu urządzeń:
g/ Po numerze seryjnym urządzenia
h/ Po numerze lokalu
i/ Wprowadzane ręcznie

IMPORTOWANE DANE:
a/ ID
b/ Imię i Nazwisko
c/ Adres
d/ Metraż lokalu
e/ Zaliczki (przedpłaty) na centralne ogrzewanie lub wodę użytkową
f/ Zaliczka ogólna (całego budynku lub grupy budynków-węzły grupowe)

FILTROWANIE DANYCH (SZUKANIE) PO:
S.M., W.M., ADM
Ulica numer
ID lokalu
Urządzenie numer
Imię i Nazwisko użytkownika lokalu
NIP

OBLICZANIE ZALICZEK (PRZEDPŁAT) NA NASTĘPNY OKRES ROZLICZENIOWY DLA DANEGO LOKALU.

RAPORTY:
Przy generowaniu raportów montażowych w wersji elektro. lub papier nadawane są kody kreskowe lub QR i dodatkowo w programie tworzona jest struktura danych wyjściowych do wprowadzenia danych wypełnianych w terenie na budynku ręcznie (pisane) lub ręcznie naklejane nalepki z kodami zawierającymi numery seryjne urządzeń lub monter na budynku zeskanuje kod wypalony z obudowy urządzenia.
a/ Protokół odczytu urządzeń.
b/ Protokół montażu urządzeń.
c/ Indywidualne rozliczenie centralnego ogrzewania.
d/ Zbiorowe rozliczenie centralnego ogrzewania.
e/ Protokół serwisowy.

WPROWADZANIE DANYCH Z PROTOKOŁÓW MONTAŻOWYCH:
Protokoły serwisowe + montażowe w wersji elektronicznej, mobilnej – tablet offline.
Skanowanie nalepek z kodami kreskowymi lub QR
Wprowadzenie ręczne z palca.

CZĘSTOTLIWOŚĆ ROZLICZEŃ LUB ODCZYTÓW:
Podzielniki kosztów:
Dzisiaj co 12 miesięcy
Z możliwością co 1 miesiąc
Ciepłomierze:
Dzisiaj co 12 miesięcy lub co 6 miesięcy lub co 3 miesiące
Z możliwością co 1 miesiąc
Wodomierze:
Dzisiaj co 12 miesięcy lub co 6 miesięcy lub co 3 miesiące
Z możliwością co 1 miesiąc

TYPY ZDARZEŃ (SERWISY):
Wymiana urządzenia z powodu:
Uszkodzenie przez użytkownika (zmiana numeru seryjnego)
Uszkodzenie w wyniku awarii (zmiana numeru seryjnego)
Wymiana eksploatacyjna po 10 latach na inny rodzaj podzielnika
Zmiana współczynnika Wpg
Wymiana grzejnika:
Zmiana współczynnika Wpg
Wprowadzenie parametrów technicznych grzejnika
Kontrolne sprawdzenie urządzenia, inwentaryzacja grzejnika (bez zmian w programie)
Międzyodczyt, zmiana użytkownika lokalu
Zmiana nazwiska
Zmiana okresu użytkowania lokalu
Zmiana obliczeniowych jednostek zużycia w rozliczanym lokalu na poszczególnych użytkowników w okresie ich zamieszkiwania
Likwidacja grzejnika:
Zdjęcie z kartoteki lokalu urządzenia i Wpg
Rozliczenie użytkownika z pomiarów do momentu likwidacji grzejnika.
Grzejnik pozostaje na kartotece lokalu ale nie bierze udziału w rozliczeniu na podstawie jednostek zużycia tylko z metody odszkodowawczej.

ROZLICZANIE KOSZTÓW CENTRALNEGO OGRZEWANIA NIE NA PODSTAWIE WSKAZAŃ URZĄDZEŃ:
Możliwość przypisania do danego klienta wybranych metod zgodnych z ich regulaminem w tym zakresie.
Metoda odszkodowawcza.
Metoda średniego zużycia z budynku liczona na m2 pum.
Metoda średniego zużycia z budynku liczona na m2 pum powiększona o 1,5.
Metoda średniego zużycia z budynku liczona na m2 pum powiększona o 2,0.
Metoda średniego zużycia z budynku liczona na m2 pum powiększona o 2,5.
Metoda średniego zużycia z budynku liczona na m2 pum powiększona o 3,0.
Metoda średniego zużycia w lokalu w bieżącym okresie rozliczeniowy.
Metoda szacowania zużycia z trzech ostatnich okresów rozliczeniowych z danego urządzenia.
Metoda szacowania zużycia z ostatniego okresu rozliczeniowego z danego urządzenia.

PRZYGOTOWANIE ODCZYTÓW:
przygotowanie dróg odczytowych w wersji elektronicznej – pliki odczytowe
uwzględnić róże formaty plików które z programu będą eksportowane np. TXT, CSV, itp.
przygotowanie dróg odczytowych w wersji papierowej – dokumenty papierowe

DEFINIOWANY PODZIAŁ KOSZTÓW CENTRALNEGO OGRZEWANIA:
Centralne ogrzewanie:
Koszty stałe: (MPEC, źródło ciepła-kotłownie, gaz, olej opałowy, węgiel)
Koszty zmienne (100%):
Koszty wspólne
Koszty zużycia
Koszty komfort termicznego przy podzielnikach

LEGENDA:
ADM – administracja budynku np. wspólnoty mieszkaniowej
SM – spółdzielnia mieszkaniowa
WM – wspólnota mieszkaniowa
c.o. – centralne ogrzewanie
Wpg – współczynnik przeliczeniowy grzejnika
Rm – redukcja mieszkania
MPEC lub PEC – dostawca energii cieplnej (miejskie przedsiębiorstwo energetyki cieplnej)
IMGW – instytut meteorologii i gospodarki wodnej
GJ lub kWh – jednostka fizyczna pomiaru ciepał (ciepłomierz)
impuls – jednostka nie fizyczna (podzielnik ciepła)
komfort cieplny – jednostka nie fizyczna lecz określana w stopniach Celsjusza (podzielnik ciepła)
P.U.M. m2 – powierzchnia użytkowa mieszkań lub lokali wyrażona w metrach kwadratowych.

Kryteria oceny oferty wraz z określeniem wag punktowych/procentowych przypisanych do każdego z kryteriów:

Kryteria oceny oferty wraz z określeniem wag punktowych/procentowych przypisanych do każdego z kryteriów:
Przy wyborze najkorzystniejszej oferty Zamawiający będzie się kierował następującymi kryteriami oraz w następujący sposób będzie oceniał oferty w poszczególnych kryteriach:
Kryterium: Waga
Cena oferty: 60%
Okres gwarancji: 40%

Opis sposobu przyznawania punktacji za spełnienie danego kryterium oceny oferty:

Opis sposobu przyznawania punktacji za spełnienie danego kryterium oceny oferty:
Cena oferty: 60%
W zakresie kryterium „Cena” oferta może uzyskać maksymalnie 60 pkt, przy czym ocena punktowania kryterium dokonana zostanie zgodnie z formułą:

Cena najniższa z oferowanych
Cena = —————————————— x 60 pkt = …………….. pkt
Cena oferowana

Okres gwarancji: 40%
W zakresie kryterium „Okres gwarancji” oferta może uzyskać maksymalnie 40 pkt, przy czym ocena punktowania kryterium dokonana zostanie zgodnie z formułą:
Okres gwarancji na czas – 24 miesiące – 40 pkt.
Okres gwarancji na czas – 18 miesięcy – 20 pkt.
Okres gwarancji na czas – 12 miesięcy – 0 pkt.
W przypadku nie wpisania w ofercie żadnego kryterium „Okresu gwarancji” lub wpisaniu terminu innego niż wymienione Zamawiający do wyliczenia oceny wpisuje 0 pkt.

Ostateczna wartość punktowa dla każdej oferty obliczona zostanie następująco:
WARTOŚĆ OFERTY = WARTOŚĆ KRYTERIUM 1 + WARTOŚĆ KRYTERIUM 2

(Jeden procent odpowiada 1 punktowi, uzyskana liczba punktów będzie zaokrąglana do 2 miejsc po przecinku).
W przypadku uzyskania przez Zamawiającego dwóch lub więcej ofert przedstawiających taki sam bilans ceny i innych kryteriów oceny ofert, Zamawiający spośród tych ofert wybierze ofertę z najniższą ceną, a jeżeli zostały złożone oferty o takiej samej cenie, Zamawiający wzywa Wykonawców, którzy złożyli oferty, do złożenia w terminie określonym przez Zamawiającego ofert dodatkowych.

Termin składania ofert:

Termin składania ofert:
Oferty stanowiące odpowiedź na zapytanie należy składać pisemnie, tj.:
a/ osobiście w siedzibie Zamawiającego,
b/ drogą pocztową w zamkniętej kopercie na adres Zamawiającego,
c/ drogą pocztową e-mail na adres: h.kazimierczuk@visterma.biz
Ostateczny termin składania ofert upływa dnia: 28.06.2018 r. o godzinie: 12:00.

Informacja na temat zakazu powiązań osobowych lub kapitałowych:

W postępowaniu ofertowym nie mogą brać udziału podmioty powiązane osobowo bądź kapitałowo z Zamawiającym.
Przez powiązania kapitałowe lub osobowe rozumie się wzajemne powiązania Zamawiającego lub osobami upoważnionymi do zaciągania zobowiązań w imieniu Zamawiającego lub osobami wykonującymi w imieniu Zamawiającego czynności związane z przeprowadzeniem procedury wyboru wykonawcy a wykonawcą – Oferentem, polegające w szczególności na:

a) uczestniczeniu w spółce jako wspólnik spółki cywilnej lub spółki osobowej,

b) posiadaniu co najmniej 10% udziałów lub akcji, o ile niższy próg nie wynika z przepisów prawa lub nie został określony przez IZ w wytycznych programowych,

c) pełnieniu funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta bądź pełnomocnika,

d) pozostawaniu w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa drugiego stopnia lub powinowactwa drugiego stopnia w linii bocznej lub w stosunku przysposobienia, opieki lub kurateli.

Informacja na temat wymagań dla oferentów:

Oferent zobowiązany jest do złożenia wraz z ofertą oświadczenie, iż prowadzi działalność gospodarczą bądź posiada niezbędną wiedzę i doświadczenie w zakresie dostaw bądź usług objętych zapytaniem ofertowym oraz posiada faktyczną zdolność do wykonania zamówienia w tym między innymi dysponuje prawami, potencjałem technicznym i osobowym koniecznym do wykonania tego zamówienia.

Dodatkowe informacje i wymagania zamawiającego:

SPOSÓB SKŁADANIA OFERTY:
1. Oferta powinna być sporządzona w jednym egzemplarzu na formularzu stanowiącym (załącznik nr 1 do niniejszego zapytania ofertowego) i zgodna ze szczegółowym opisem przedmiotu zamówienia.
2. Do formularza oferty Oferent dołącza Oświadczenie numer 1, wzór oświadczenia stanowi Załącznik nr 2 do niniejszego zapytania ofertowego oraz Oświadczenie numer 2, wzór oświadczenia stanowi Załącznik nr 3 do niniejszego zapytania ofertowego.
3. Oferta i załączniki powinny być podpisane i opieczętowane przez osobę upoważnioną do reprezentacji Oferenta zgodnie z formą reprezentacji określoną w rejestrze sądowym lub innym dokumencie, właściwym dla danej formy organizacyjnej Oferenta albo przez osobę umocowaną przez osobę uprawnioną, przy czym pełnomocnictwo musi być załączone do oferty.
4. Oferent ponosi wszystkie koszty związane z przygotowaniem i złożeniem oferty.
5. Oferta powinna być sporządzona w języku polskim, w sposób czytelny.
6. Oferta przetargowa winna zawierać:
a/ Nazwę i adres oferenta.
b/ Kserokopię wpisu do Ewidencji Działalności Gospodarczej lub Wypis z Rejestru Sądowego (aktualny).
c/ Kserokopię nadania numeru regon.
d/ Kserokopie ważnej nie krócej niż termin zakończenia robót polisy ubezpieczenia OC przedsiębiorcy, na kwotę nie mniejsza niż 100 000zł.
e/ Aktualne zaświadczenie o niezaleganiu z opłacaniem składek ZUS.
f/ Aktualne zaświadczenie z Urzędu Skarbowego o nie zaleganiu z opłacaniem podatku.
g/ Cenę jednostkową netto i brutto
h/ Termin wykonania usługi
i/ Okres gwarancji na dostawę licencji.
j/ Termin i sposób zapłaty za wykonane prace.
k/ Opis możliwości modyfikacji systemu i dostosowywania go do bieżących potrzeb Zamawiającego.
l/ Wzór umowy na dostawę licencji

Dane do kontaktu w sprawie ogłoszenia:

Imię i nazwisko: Henryk Kazimierczuk

Email: h.kazimierczuk@interia.pl

Telefon: 516025680

Zapytanie 179-2018