Zapytanie 24/2017

Data zamieszczenia zapytania ofertowego: 2017-10-13

Data sporządzenia zapytania ofertowego: 2017-10-13

Dane zamawiającego:

Nazwa firmy:

KSK Anna Sawoń

Adres:

J. I. Kraszewskiego 6 lok. 25
15-025 Białystok
Polska

NIP: 5422670719

Opis przedmiotu zamówienia:

Przedmiotem zamówienia jest zakup usługi przeprowadzenia audytu technologicznego procesu sprzedaży i produkcji kryształów 3D.

Audyt ma zostać przeprowadzony pod kątem poszukiwania rozwiązania informatycznego z zakresu zarządzania przedsiębiorstwem, którego wdrożenie miałoby prowadzić do:
• automatyzacji przekazywania danych rozumianej przede wszystkim jako wyeliminowanie konieczności kilkukrotnego wprowadzania tych samych danych celem ich przetworzenia w podsystemie księgowym, magazynowym, logistycznym, itp.,
• uzyskanie możliwości bieżącej oceny obciążenia pracą na każdym etapie obsługi zamówienia (od zapytania ofertowego przez projektowanie, produkcję, aż po wysyłkę gotowego produktu i monitorowanie jego drogi do klienta),
• zapewnienie przejrzystej i jednoznacznej ewidencji materiałów, towarów i produktów gotowych,
• usprawnienie ofertowania, tj. tworzenia wycen i projektów oraz ich prezentacji dla klientów.

Audyt dotyczyć ma następujących obszarach funkcjonalnych:

  • obsługa klienta (prezentacja oferty, wyceny, projektowanie indywidualnych kryształów 3D),
    • produkcja kryształów 3D,
    • produkcja dodatków do kryształów 3D tj. podstawy, opakowania,
    • ewidencja materiałów, towarów i produktów gotowych,
    • kompletowanie i przygotowywanie przesyłek do wysyłki,
    • analiza kosztów produkcji i obsługi klienta.

Zamawiający oczekuje przygotowania opracowania obejmującego co najmniej:

  1. Analizę stanu obecnego:
    a. Identyfikację i opis procesów biznesowych przedsiębiorstwa w zdefiniowanych obszarach funkcjonalnych. Opis zidentyfikowanych procesów biznesowych powinien zostać przygotowany w postaci diagramu graficznego oraz opisu słownego.
    b. Opis struktury danych przetwarzanych w ramach zidentyfikowanych procesów biznesowych wraz z określeniem powiązań pomiędzy poszczególnymi zbiorami danych.
    2. Stworzenie projekcji stanu docelowego:
    a. Identyfikacja wąskich gardeł i problemów w zarządzaniu zdefiniowanymi obszarami funkcjonalnymi. Wyszczególnienie oczekiwanych usprawnień w tym zakresie (doprecyzowanych w toku wywiadów przeprowadzonych z pracownikami Zamawiającego).
    b. Opis procesów biznesowych przedsiębiorstwa z uwzględnieniem możliwych do wprowadzenia usprawnień wynikających z zastosowania informatycznego systemu zarządzania przedsiębiorstwem.
    3. Analizę dostępnych rozwiązań informatycznych z zakresu zarządzania przedsiębiorstwem:
    a. Porównanie systemów informatycznych wspierających zarządzanie przedsiębiorstwem pod kątem zapewnianych przez nie funkcjonalności, potencjału rozwojowego, kosztów zakupu, wdrożenia oraz utrzymania z uwzględnieniem bieżących potrzeb przedsiębiorstwa, planów rozwoju oraz zdolności do finansowania wprowadzanych rozwiązań informatycznych.
    b. Wskazanie rekomendowanego systemu zarządzania przedsiębiorstwem oraz przeprowadzenie porównania jego funkcjonalnej zgodności z procesami biznesowymi przedsiębiorstwa. Określenie procesów biznesowych przedsiębiorstwa nie obsługiwanych przez rekomendowane systemy informatyczne. Wskazanie zakresu i rzeczywistych kosztów wytworzenia funkcjonalności uzupełniających.
    4. Ocenę infrastruktury technicznej:
    a. Przegląd posiadanej przez przedsiębiorstwo infrastruktury technicznej (serwery, systemy backupu, stacje robocze użytkowników, sieć komputerowa LAN, WAN itd.). pod kątem wymagań wybranego systemu zarządzania przedsiębiorstwem.
    b. Wyszczególnienie koniecznych do przeprowadzenia w związku z wdrożeniem wybranego systemu zarządzania modernizacji infrastruktury IT przedsiębiorstwa oraz wiążących się z nimi kosztów.

Kryteria oceny oferty wraz z określeniem wag punktowych/procentowych przypisanych do każdego z kryteriów:

Oferta powinna uwzględniać wszystkie koszty związane z realizacją zamówienia. Ryzyko związane z oszacowaniem czasu potrzebnego na przygotowanie audytu spoczywa na Oferencie.

Zamawiający zastosuje następujące kryteria wyboru:
a) dopuszczające:
1. Cena netto niższa niż 20 000 zł
2. Termin zakończenia realizacji zamówienia nie późniejszy niż 60 dni od podpisania umowy na realizację zamówienia.
b) rangujące:
1. Cena netto – 70%
2. Termin realizacji zamówienia – 15%
3. Termin płatności – 15%

Opis sposobu przyznawania punktacji za spełnienie danego kryterium oceny oferty:

Oferta zgłoszona przez Oferenta musi spełniać wszystkie dopuszczające kryteria wyboru. Oferty nie spełniające któregokolwiek z dopuszczających kryteriów wyboru zostaną odrzucone.
Wybór Oferenta dokonany zostanie na podstawie ofert, które spełniają dopuszczające kryteria wyboru, wedle największej ilości punktów uzyskanych zgodnie z następującą metodologią:
• przez kryterium „Cena netto” Zamawiający rozumie określoną przez Oferenta cenę całkowitą netto za wykonanie przedmiotu zamówienia. Ocena w ramach kryterium „Cena netto” (Kc) będzie obliczana na podstawie następującego wzoru:
Kc = (Cn/Co) x 70% x 100
gdzie:
– Cn – najniższa zaproponowana cena netto spośród wszystkich otrzymanych ofert, które spełniły dopuszczające kryteria wyboru
– Co – cena netto zaproponowana w badanej ofercie
– Kc – liczba punktów przyznana danej ofercie w kryterium „Cena netto”
• przez kryterium „Termin realizacji zamówienia” Zamawiający rozumie określony przez Oferenta termin zakończenia realizacji zamówienia liczony w dniach kalendarzowych od momentu podpisania umowy pomiędzy Stronami. Ocena w ramach kryterium „Termin realizacji zamówienia” (Kt) będzie obliczana na podstawie następującego wzoru:
Kt = (Tn/To) x 15% x 100
gdzie:
– Tn – najkrótszy zaproponowany termin zakończenia zamówienia liczony w dniach od momentu podpisania umowy spośród wszystkich otrzymanych ofert, które spełniły dopuszczające kryteria wyboru
– To – termin zakończenia zamówienia zaproponowany w badanej ofercie liczony w dniach od momentu podpisania umowy
– Kt – liczba punktów przyznana danej ofercie w kryterium „Termin realizacji zamówienia”
• przez kryterium „Termin płatności” Zamawiający rozumie określony przez Oferenta termin płatności za wykonanie przedmiotu zamówienia podany w dniach kalendarzowych od momentu zakończenia realizacji przedmiotu zamówienia. Ocena w ramach kryterium „Termin płatności” będzie obliczana na podstawie następującego wzoru:
Kp = (Po/Pn) x 15% x 100
gdzie:
– Po – termin płatności zaproponowany w badanej ofercie spośród wszystkich otrzymanych ofert, które spełniły dopuszczające kryteria wyboru
– Pn – najdłuższy termin płatności
– Kp – liczba punktów przyznana danej ofercie w kryterium „Termin płatności”.
Spośród ważnych ofert, Zamawiający uzna za najkorzystniejszą i wybierze ofertę, która spełni wszystkie wymagania określone w szczegółowym opisie przedmiotu zamówienia oraz uzyskała największą liczbę punktów w ocenie końcowej.
K = Kc + Kt + Kp
gdzie:
– K – liczba punktów w ocenie końcowej
– Kc – liczba punktów przyznana danej ofercie w kryterium „Cena netto”
– Kt – liczba punktów przyznana danej ofercie w kryterium „Termin realizacji zamówienia”
– Kp – liczba punktów przyznana danej ofercie w kryterium „Termin płatności”
Wartości punktowe w poszczególnych kryteriach zostaną podane z dokładnością do dwóch miejsc po przecinku, a zaokrąglenie zostanie dokonane zgodnie z ogólnie przyjętymi zasadami matematycznymi.

Termin składania ofert:

  1. Oferty stanowiące odpowiedź na zapytanie należy składać pisemnie, tj. osobiście lub drogą pocztową na adres siedziby: KSK Anna Sawoń, ul. J. I. Kraszewskiego 6 lok. 25, 15-025 Białystok lub przesłać e-mailem na adres: ksawon@krysztaly3d.pl
    2. Ostateczny termin składania ofert upływa dnia: 30.10.2017 r.
    3. W przypadku ofert, które będą dostarczane drogą pocztową liczy się data wpływu oferty do siedziby Zamawiającego.
    4. Oferta i załączniki powinny być podpisane i opieczętowane przez osobę upoważnioną do reprezentacji Oferenta zgodnie z formą reprezentacji określoną w rejestrze sądowym lub innym dokumencie, właściwym dla danej formy organizacyjnej Oferenta albo przez osobę umocowaną przez osobę uprawnioną, przy czym pełnomocnictwo musi być załączone do oferty. W przypadku złożenia oferty e-mailem Oferent, którego oferta zostanie wybrana zobowiązuje się do dostarczenia wydrukowanego egzemplarza oferty podpisanej i opieczętowanej przez osobę upoważnioną do reprezentacji Oferenta zgodnie z formą reprezentacji określoną w rejestrze sądowym lub innym dokumencie, właściwym dla danej formy organizacyjnej Oferenta najpóźniej w dniu podpisania umowy na realizację zamówienia.
    5. Oferent poniesie wszystkie koszty związane z przygotowaniem i złożeniem oferty.
    6. Oferent może złożyć tylko jedną ofertę w odpowiedzi na niniejsze zapytanie ofertowe.
    7. Zapytanie ofertowe zostało opublikowane również na stronie internetowej Zamawiającego: http://statuetki3d.pl/zapytanie-audyt.html

Informacja na temat zakazu powiązań osobowych lub kapitałowych:

W postępowaniu ofertowym nie mogą brać udziału podmioty powiązane osobowo bądź kapitałowo z Zamawiającym.
Przez powiązania kapitałowe lub osobowe rozumie się wzajemne powiązania Zamawiającego lub osobami upoważnionymi do zaciągania zobowiązań w imieniu Zamawiającego lub osobami wykonującymi w imieniu Zamawiającego czynności związane z przeprowadzeniem procedury wyboru wykonawcy a wykonawcą – Oferentem, polegające w szczególności na:

a) uczestniczeniu w spółce jako wspólnik spółki cywilnej lub spółki osobowej,

b) posiadaniu co najmniej 10% udziałów lub akcji, o ile niższy próg nie wynika z przepisów prawa lub nie został określony przez IZ w wytycznych programowych,

c) pełnieniu funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta bądź pełnomocnika,

d) pozostawaniu w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa drugiego stopnia lub powinowactwa drugiego stopnia w linii bocznej lub w stosunku przysposobienia, opieki lub kurateli.

Informacja na temat wymagań dla oferentów:

Oferent zobowiązany jest do złożenia wraz z ofertą oświadczenie, iż prowadzi działalność gospodarczą bądź posiada niezbędną wiedzę i doświadczenie w zakresie dostaw bądź usług objętych zapytaniem ofertowym oraz posiada faktyczną zdolność do wykonania zamówienia w tym między innymi dysponuje prawami, potencjałem technicznym i osobowym koniecznym do wykonania tego zamówienia.

Dodatkowe informacje i wymagania zamawiającego:

  1. Oferent zobowiązany jest wypełnić i załączyć do złożonej oferty ‘Oświadczenie Oferenta’, którego wzór stanowi załącznik do zapytania ofertowego.
    2. Termin związania ofertą musi wynosić minimum 21 dni licząc od dnia upływu terminu składania ofert.
    3. Zamawiający nie dopuszcza możliwości składania ofert częściowych.
    4. Zamawiający dopuszcza możliwości powierzenia części lub całości zamówienia podwykonawcom.
    5. Zamawiający nie dopuszcza wypłacenia zaliczki bądź zadatku na poczet zawartej z Oferentem umowy. Wszelkie rozliczenia muszą nastąpić po zakończeniu realizacji zamówienia.
    6. Rozliczenia między Zamawiającym a wybranym Oferentem będą prowadzone w złotych polskich (PLN). W przypadku ofert wyrażonych w walucie obcej przeliczenie na PLN nastąpi według średniego kursu NBP z dnia porównania ofert.
    7. Po dokonaniu wyboru oferty Zamawiający poinformuje Oferenta, którego ofertę wybrano o terminie podpisania umowy.
    8. Jeżeli Oferent, którego oferta została wybrana, uchyli się od zawarcia umowy, Zamawiający może wybrać ofertę najkorzystniejszą spośród pozostałych ofert, bez przeprowadzania ich ponownej oceny.
    9. Od prowadzonego postępowania nie przysługują Oferentom środki ochrony prawnej (protest, odwołanie, skarga) określone odpowiednio w przepisach ustawy Prawo Zamówień Publicznych.
    10. Zamawiający zastrzega możliwość unieważnienia postępowania na każdym jego etapie.

Dane do kontaktu w sprawie ogłoszenia:

Imię i nazwisko: Kamil Sawoń

Email: ksawon@krysztaly3d.pl

Telefon: 602446550

Formularz ofertowy