Zapytanie 98/2018

Data zamieszczenia zapytania ofertowego: 2018-02-28

Data sporządzenia zapytania ofertowego: 2018-02-28

Dane zamawiającego:

Nazwa firmy:

Merinosoft Spółka z o.o.

Adres:

Poleska 61
15-467 Białystok

NIP: 542-000-02-45

Opis przedmiotu zamówienia:

Przedmiotem zamówienia jest zakup licencji wyłącznej, na czas nieokreślony, obowiązującej na terenie Rzeczypospolitej Polskiej, oprogramowania służącego do obsługi dokumentacji przetwarzania danych wspomagającego działania administratora danych osobowych zgodnych z RODO. Oprogramowanie powinno oferować klientom końcowym dostęp do poszczególnych funkcji aplikacji we współdzielonym środowisku sprzętowym i programowym.
Program powinien składać się z na następujących modułów:
Moduł administracyjny
– instalacja i administracja Administratorami Danych Osobowych (ADO) klientów końcowych
– administracji Użytkownikami (rejestracja, modyfikacja, usuwanie z systemu) w ramach organizacji ADO,
– system zarządzania przez ADO Użytkownikami systemu e learningowego.
Moduł bazowy/ewidencyjny służący poszczególnym ADO do:
– administracji przetwarzanymi w organizacji ADO Zbiorami danych i Programami (rejestracja, modyfikacja, usuwanie z systemu). Generowanie raportu z przepływu danych.
– administracja Miejscami w których przetwarza się dane (rejestracja, modyfikacja, usuwanie z systemu),
– administracji Podmiotami współpracującymi (rejestracja, modyfikacja, usuwanie z systemu),
– administracja Upoważnieniami do przetwarzania danych (rejestracja, modyfikacja, usuwanie z systemu). Generowanie personalizowanych upoważnień w pdf.
– administracja Umowami współpracy/przetwarzania (rejestracja, modyfikacja, usuwanie z systemu),
– administracja Rejestrem czynności przetwarzania (rejestracja, modyfikacja, usuwanie z systemu),
– administracja Rejestrem incydentów (rejestracja, modyfikacja, usuwanie z systemu).

Wszystkie powyższe rejestry powinny mieć możliwość:
– eksportu danych do pliku csv lub xls,
– sortowania po poszczególnych polach rejestrów,
– wyszukiwania informacji z dowolnego pola rejestru,
– ustanawiania/ewidencji wzajemnych relacji między rejestrami typu:
– Użytkownik posiada dostęp do Miejsca przetwarzania Zbioru danych na mocy Upoważnienia,
– Użytkownik posiada Upoważnienie do dostępu do danych Podmiotu współpracującego na podstawie Umowy przetwarzania.

Moduł eLearningowy – służący do:
o zamieszczania przez ADO dokumentów wewnętrznych typu: firmowa polityka bezpieczeństwa, instrukcje bezpieczeństwa przetwarzania danych na poszczególnych stanowiskach, itp. dokumentów, które umożliwiają i wspomagają samokształcenie Użytkowników. Dokumenty w formacie pdf.
o dostęp do poszczególnych dokumentów przez Użytkowników odbywać się będzie na zasadzie uprawnień ustanawianych przez ADO,
o tworzenie przez ADO prostych Ankiet jednokrotnego wyboru,
o udostępnianie Ankiet Użytkownikom w celu jej wypełnienia ,
o dostęp ADO do Ankiet wypełnionych przez użytkowników,
o wydrukowanie Upoważnienia Użytkownikowi prawo do przetwarzania danych dla Użytkownika, który zdał test wiedzy,
o archiwum ankiet Użytkowników.

Kryteria oceny oferty wraz z określeniem wag punktowych/procentowych przypisanych do każdego z kryteriów:

Zamawiający zastosuje następujące kryteria wyboru:
1. Cena netto – 70%
2. Czas trwania gwarancji – 30%.

Wykonawca udzieli na aplikację min. 12 miesięcznej gwarancji w trakcie której jest zobowiązany do bezpłatnego usuwania zgłoszonych błędów i problemów związanych z funkcjonowaniem aplikacji.

Opis sposobu przyznawania punktacji za spełnienie danego kryterium oceny oferty:

Opis sposobu przyznawania punktacji za spełnienie danego kryterium oceny oferty:
Wybór Oferenta dokonany zostanie na podstawie największej ilości uzyskanych punktów zgodnie z następującą metodologią:
Przez kryterium „Cena netto” Zamawiający rozumie określoną przez Oferenta cenę całkowitą netto za wykonanie przedmiotu zamówienia. Ocena w ramach kryterium „Cena netto” (Kc) będzie obliczana na podstawie następującego wzoru:
Kc = (Cn/Co) x 70% x 100
gdzie:
Cn – najniższa zaproponowana cena netto
Co – cena netto zaproponowana w badanej ofercie
Kc – liczba punktów przyznana danej ofercie w kryterium „Cena netto”

Przez kryterium „Czas trwania gwarancji” Zamawiający rozumie określony (w miesiącach – min. 12 miesięcy) przez Oferenta czas bezpłatnego usuwania zgłoszonych błędów i problemów związanych z funkcjonowaniem aplikacji liczonego od momentu podpisania protokołu odbioru końcowego przedmiotu zamówienia. Ocena w ramach kryterium „Czas trwania gwarancji” (Kg) będzie obliczana na podstawie następującego wzoru:
Kg = (To/Tn) x 30% x 100
gdzie:
– Tn – najdłuższy zaproponowany termin gwarancji
– To – termin zaproponowany w badanej ofercie
– Kg – liczba punktów przyznana danej ofercie w kryterium „Czas trwania gwarancji”
Spośród ważnych ofert, Zamawiający uzna za najkorzystniejszą i wybierze ofertę, która spełni wszystkie wymagania określone w szczegółowym opisie przedmiotu zamówienia oraz uzyskała największą liczbę punktów w ocenie końcowej.
K = Kc + Kg
gdzie:
K – liczba punktów w ocenie końcowej
Kc – liczba punktów przyznana danej ofercie w kryterium „Cena netto”
Kg – liczba punktów przyznana danej ofercie w kryterium „Czas trwania gwarancji”
Wartości punktowe w poszczególnych kryteriach zostaną podane z dokładnością do dwóch miejsc po przecinku, a zaokrąglenie zostanie dokonane zgodnie z ogólnie przyjętymi zasadami matematycznymi.

Termin składania ofert:

  1. Oferty stanowiące odpowiedź na zapytanie należy składać pisemnie, tj. osobiście lub drogą pocztową na adres: Merinosoft Sp. z o.o. 15-467 Białystok, ul. Poleska 61, lub przesłać e-mailem na adres: poczta@merinosoft.com.pl.
    2. Ostateczny termin składania ofert upływa dnia: 07.03.2018 r.
    3. W przypadku ofert, które będą dostarczane drogą pocztową liczy się data wpływu oferty do sekretariatu Zamawiającego.
    4. Oferta powinna być sporządzona w jednym egzemplarzu na formularzu stanowiącym załącznik nr 1 do niniejszego zapytania ofertowego i zgodna ze szczegółowym opisem przedmiotu zamówienia.
    5. Oferta i załączniki powinny być podpisane i opieczętowane przez osobę upoważnioną do reprezentacji Oferenta zgodnie z formą reprezentacji określoną w rejestrze sądowym lub innym dokumencie, właściwym dla danej formy organizacyjnej Oferenta albo przez osobę umocowaną przez osobę uprawnioną, przy czym pełnomocnictwo musi być załączone do oferty.
    6. Oferent ponosi wszystkie koszty związane z przygotowaniem i złożeniem oferty.
    7. Oferent może złożyć tylko jedną ofertę w odpowiedzi na niniejsze zapytanie ofertowe.
    8. Nie dopuszcza się składania ofert cząstkowych.
    9. Oferta winna być ważna nie krócej niż 60 dni od daty złożenia.

Informacja na temat zakazu powiązań osobowych lub kapitałowych:

W postępowaniu ofertowym nie mogą brać udziału podmioty powiązane osobowo bądź kapitałowo z Zamawiającym.
Przez powiązania kapitałowe lub osobowe rozumie się wzajemne powiązania Zamawiającego lub osobami upoważnionymi do zaciągania zobowiązań w imieniu Zamawiającego lub osobami wykonującymi w imieniu Zamawiającego czynności związane z przeprowadzeniem procedury wyboru wykonawcy a wykonawcą – Oferentem, polegające w szczególności na:

a) uczestniczeniu w spółce jako wspólnik spółki cywilnej lub spółki osobowej,

b) posiadaniu co najmniej 10% udziałów lub akcji, o ile niższy próg nie wynika z przepisów prawa lub nie został określony przez IZ w wytycznych programowych,

c) pełnieniu funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta bądź pełnomocnika,

d) pozostawaniu w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa drugiego stopnia lub powinowactwa drugiego stopnia w linii bocznej lub w stosunku przysposobienia, opieki lub kurateli.

Informacja na temat wymagań dla oferentów:

Oferent zobowiązany jest do złożenia wraz z ofertą oświadczenie, iż prowadzi działalność gospodarczą bądź posiada niezbędną wiedzę i doświadczenie w zakresie dostaw bądź usług objętych zapytaniem ofertowym oraz posiada faktyczną zdolność do wykonania zamówienia w tym między innymi dysponuje prawami, potencjałem technicznym i osobowym koniecznym do wykonania tego zamówienia.

Dodatkowe informacje i wymagania zamawiającego:

Wymagania dotyczące wykonawcy potwierdzone oświadczeniami:
• Minimum 2 lata prowadzenia działalności gospodarczej w zakresie programowania
• Doświadczenie w postaci wykonania minimum 2 systemów – aplikacji WEB w segmencie B2B (lista referencyjna, oświadczenie o wykonaniu usługi)

Wymagania dotyczące terminu wykonania:
• Czas na wykonanie systemu wynosi:
o moduł administracyjny i bazowy – do 31.05.2018
o moduł elerningowy – do 31.08.2018

Wymagania dotyczące technologii w której ma być wykonana aplikacja
– Język programowania PHP
– Framework Laravel
– Baza danych MySQL/MariaDB
– Framework JQuery
– Framework Bootstrap

Zamawiający może odstąpić lub unieważnić postępowanie w każdej chwili bez podania przyczyny.
Po dokonaniu wyboru oferty Zamawiający poinformuje Oferenta, którego ofertę wybrano o terminie podpisania umowy.
Jeżeli Oferent, którego oferta została wybrana, uchyli się od zawarcia umowy, Zamawiający wybierze ofertę najkorzystniejszą spośród pozostałych bez przeprowadzania ich ponownej oceny.

Dane do kontaktu w sprawie ogłoszenia:
Imię i nazwisko: Marek Łukjańczuk
Email: mlukjanczuk@merinosoft.com.pl
Telefon: 85 66 77 738

Dane do kontaktu w sprawie ogłoszenia:

Imię i nazwisko: Marek Łukjańczuk

Email: mlukjanczuk@merinosoft.com.pl

Telefon: 85 66 44 777