Zapytanie 86/2018
Data zamieszczenia zapytania ofertowego: 2018-02-19
Data sporządzenia zapytania ofertowego: 2018-02-19
Dane zamawiającego:
Nazwa firmy:
Bako Bartnik Kowalczuk Spółka Jawna
Adres:
4 Sierpnia 4C
16-411 Szypliszki
NIP: 844-235-26-16
Opis przedmiotu zamówienia:
Kod CPV zgodnie ze Wspólnym Słownikiem Zamówień: 48000000-8 Pakiety oprogramowania i systemy informatyczne.
Spółka Bako jest producentem drewnianej stolarki otworowej. W celu usprawnienia komunikacji pomiędzy naszą firmą a klientami zamierzamy zakupić licencję na oprogramowanie online wspomagające kluczowe procesy dotyczące kosztorysowania i ofertowania naszych produktów na rynku krajowym i na rynkach zagranicznych. Użytkownikiem oprogramowania może być osoba lub firma dla której Bako Bartnik Kowalczuk Spółka Jawna utworzy konto Dealerskie w oprogramowaniu oraz udzieli licencji na użytkowanie. Oprogramowanie będzie realizować główne zadania:
• Użytkownik może wyceniać i oferować produkty na rynku polskim i rynkach zagranicznych,
• Użytkownik może generować na podstawie tworzonych ofert zamówienia u producenta, które następnie będą przekazywane przez pracowników producenta do wewnętrznego systemu produkcyjnego,
• pracownicy producenta mogą generować oferty i zamówienia przez system dla rynków innych niż polski / zamówienia w języku oryginału lub polskim (automatycznie generowanie tłumaczenia).
Specyfikacja głównych funkcji oprogramowania
1. Konfiguracja systemu przez administratora: (linie produktowe) oraz istotne parametry produktów, a także dodatki (produkty dodatkowe).
2. Konfiguracja użytkowników: administrator tworzy bazę handlowców (użytkowników wewnętrznych, którzy następnie będą opiekunami klienta dla tworzonych kont Użytkowników). Każdy z handlowców jest przypisywany do rynku.
3. Tworzenie konta Użytkownika: administrator systemu może utworzyć konto Użytkownika wypełniając podstawowe dane w formularzu dodawania Użytkownika. Administracyjny formularz edycji danych Użytkownika udostępnia wszystkie pola konfiguracyjne Użytkownika (również wszystkie te, które może edytować Użytkownik).
4. Konfiguracja konta przez Użytkownika: Użytkownik po zalogowaniu do systemu może ustawić swoje dane i skonfigurować wymagane parametry. Użytkownik ma też podgląd na pozostałe dane ustawione przez administratora, ale nie może ich modyfikować.
5. Tworzenie oferty przez Użytkownika na terenie inwestycji u klienta końcowego. Użytkownik przygotowuje zamówienie.
6. Obsługa zamówienia po stronie producenta. Od tego momentu zamówienie może być przedmiotem realizacji.
7. Obsługa przez Użytkownika i producenta oferty niestandardowej.
Szczegółowe wymagania funkcjonalne
1. Wszystkie kwoty w systemie podawane w złotych będą w formacie “24 567,89 zł”. Dla każdego z pozostałych rynków zostanie skonfigurowany format walutowy właściwy dla danego rynku.
2. Podstawowym elementem składowym systemu będzie nowoczesny system zarządzania (CMS), pozwalający na wprowadzanie zmian, bieżących aktualizacji i prac związanych z utrzymaniem konfiguratorów w trybie przyjaznym i dostosowanym do umiejętności osób zaznajomionych z podstawami obsługi komputera w tym np. pakietu biurowego MS Office.
3. System powinien pozwalać na łatwą do zdefiniowania w dowolnym czasie dowolną liczbę wersji językowych. Wyjściowo należy uwzględnić następujące wersje językowe:
a. polski,
b. angielski,
c. francuski,
d. niemiecki.
4. System umożliwia zdefiniowanie różnych rynków docelowych. Dla każdego rynku/ Użytkownika istnieje możliwość przypisania waluty, języka, kraju oraz zdefiniowania mnożnika, który będzie miał wpływ na wszystkie ceny katalogowe widoczne na tym rynku. Do każdego z rynków można zdefiniować listę dostępnych na nim stawek VAT. Waluty są definiowane w systemie, kurs stały walut będzie ustalany przez administratora.
5. Zakłada się wykorzystanie jednego kompletu cenników dostępnego na wszystkich rynkach, z możliwością zdefiniowania dodatkowych cenników obowiązujących na wybranym rynku, które będą miały wyższy priorytet na danym rynku (jeśli jest cennik na dany rynek, to wykorzystany zostanie ten cennik, jeśli nie ma, to wykorzystany będzie cennik globalny). Wszystkie cenniki są w walucie PLN, a przeliczane są dla klientów po ustalonym kursie na walutę GBP, EUR, USD lub inne.
6. System umożliwia dodawanie nowych linii produktów przez Zamawiającego. Cena nowych produktów musi być liczona wg wzorów liczenia cen zdefiniowanych dla systemu.
7. Producent będzie miał możliwość uzyskania danych statystycznych filtrowanych po Użytkowniku, użytkowniku wewnętrznym, czasookresie i statusie:
a. Zapytań ofertowych od Użytkownika lub grupy Użytkowników,
b. Oferty dla Użytkowników,
c. Zamówienia.
8. Podczas konfiguracji konta Użytkownika administrator decyduje, czy dla danego Użytkownika jest aktywna funkcja koszty transportu oraz definiuje minimum logistyczne. Dla każdego rynku / Użytkownika, może zostać zdefiniowana karta informacyjna „Koszty transportu”. Koszt transportu kalkulowany jest poprzez wagę, więc wszystkie konstrukcje muszą mieć możliwość wyliczenia realnej wagi towaru.
9. Należy przewidzieć możliwość ustalenia osobnych stawek VAT dla oferty i zamówienia, jak również stawki VAT obowiązującej na danym rynku zagranicznym (dla klienta).
10. System powinien umożliwiać niezależne przypisanie rabatu procentowego do każdego Użytkownika.
11. System rabatowy powinien mieć możliwość ustawienia do poszczególnych grup artykułów np. profili, szyby, dodatki (listwy, okapniki)
12. W systemie założono, że podstawową jednostką miary długości do przechowywania i wyświetlania danych będzie 1mm. Dla umożliwienia podawania i odczytywania wymiarów konstrukcji w calach i calach kwadratowych na wybranych rynkach przyjmuje się: 1 inch (cal) = 25,4 mm.
13. Możliwość wyboru statusu zamówienia.
14. System pozwoli konfigurować Okna PVC, Okna Drewniane, Okna Aluminiowe, Okna Drewniano-aluminiowe, jak również Drzwi, Systemy przesuwne, czy przesuwno-składane Podczas konfiguracji będzie możliwość wyboru / konfiguracji:
a. Profilu;
b. Koloru;
c. Kształtu
d. Pakietu szybowego oraz możliwości wyboru ramki międzyszybowej
e. Drewno
f. Rodzaju listwowania
g. Rodzaju szprosa
h. Rozmiaru;
i. Układu / konstrukcji;
j. Dodatkowych materiałów (nakładki aluminiowe, dodatki takie jak listwy, klamki, nawiewniki, akcesoria).
15. System ma możliwość dopisania indywidualnych (do klientów) oraz ogólnych dopłat za materiał, kolor, kształt, pakiet szybowy, itp.
16. System powinien umożliwiać dostęp do jego funkcjonalności na nowoczesnych przeglądarkach internetowych na urządzeniach o wymiarach ekranu min 7,8’’ i rozdzielczości min. 1024px x 768px. System powinien działać na urządzeniach mobilnych typu tablet.
17. System powinien posiadać mechanizmy umożliwiające kosztorysowanie pozycji ofertowych nawet w przypadku chwilowej utraty zasięgu internetu mobilnego (np. na terenie inwestycji).
18. System powinien pozwalać na ofertowanie wszystkich typów konstrukcji okien i drzwi produkowanych przez zamawiającego. W szczególności typu konstrukcji:
a. Okna typu SASH CORDS&WEIGHT
b. Okna typu SASH SPIRAL
c. Okna typu CASEMENT
d. Okna typu NORDWIN
e. Okna typu IV 68, IV78, IV92
f. PROFIL Belgijski
g. Drzwi DREWNIANE IV 68, IV78, IV92
h. Drzwi typu BI-FOLD
i. Drzwi typu FS
j. Okna/drzwi typu HS-PORTAL
k. Okna przesuwne typu PSK
l. Okna typu obrotowego
m. Okna DREWNIANO-ALUMINIOWE typu IV68, IV78, IV92
n. Drzwi DREWNIANO-ALUMINIOWE typu IV68, IV78, IV92
o. Drzwi FRENCH DOOR
p. Drzwi typu EXTERNAL DOOR
19. System powinien mieć możliwość ustawienia dowolnego układu szprosów w danym polu szklenia z możliwością korekty położenia szprosu.
20. System powinien mieć możliwość ustawienia dowolnego pakietu szybowego w danym polu szklenia z możliwością doboru ramki międzyszybowej.
21. System powinien mieć możliwość tworzenia nietypowych konstrukcji (łuki, skosy) z możliwością przypisania dopłat za nietypowe kształty do profili i pakietów szybowych.
22. System powinien mieć możliwość dodawania artykułów wraz z rysunkiem lub zdjęciem artykułu. Musi być możliwość dodania artykułu do elementu okna (np. nawiewnik do konstrukcji) lub jako oddzielną pozycję.
23. System powinien mieć możliwość przyznania przez Użytkownika dla Klienta dodatkowego rabatu lub narzutu do danego Klienta, lub dla danej oferty lub zamówienia. Musi być możliwość pokazania tego rabatu lub narzutu dla Klienta, lub jego ukrycie, tak aby był uwzględniony w cenie pozycji w ofercie lub zleceniu.
24. System powinien umożliwiać dla Użytkownika dodawanie dedykowanych artykułów wraz z cenami, oraz transportu i montażu, które będą dostępne tylko dla tego Użytkownika.
Termin wykonania ww usługi do 31.05.2018 r.
Zamawiający nie dopuszcza możliwości składania ofert częściowych.
Oferta powinna być ważna nie krócej niż 90 dni od daty złożenia.
Kryteria oceny oferty wraz z określeniem wag punktowych/procentowych przypisanych do każdego z kryteriów:
Zamawiający zastosuje następujące kryteria wyboru:
1. Cena netto – 80%
2. Termin realizacji zamówienia – 20%.
W toku weryfikacji i oceny ofert Zamawiający może żądać od wykonawców wyjaśnień dotyczących treści złożonych ofert.
Opis sposobu przyznawania punktacji za spełnienie danego kryterium oceny oferty:
Wybór Oferenta dokonany zostanie na podstawie największej ilości uzyskanych punktów zgodnie z następującą metodologią:
Przez kryterium „Cena netto” Zamawiający rozumie określoną przez Oferenta cenę całkowitą netto za wykonanie przedmiotu zamówienia. Ocena w ramach kryterium „Cena netto” (Kc) będzie obliczana na podstawie następującego wzoru:
Kc = (Cn/Co) x 80% x 100
gdzie:
Cn – najniższa zaproponowana cena netto
Co – cena netto zaproponowana w badanej ofercie
Kc – liczba punktów przyznana danej ofercie w kryterium „Cena netto”
Przez kryterium „Termin realizacji zamówienia” Zamawiający rozumie określony przez Oferenta termin realizacji przedmiotu zamówienia liczony w dniach kalendarzowych od momentu podpisania umowy pomiędzy Stronami. Ocena w ramach kryterium „Termin realizacji zamówienia” (Kt) będzie obliczana na podstawie następującego wzoru:
Kt = (Tn/To) x 20% x 100
gdzie:
– Tn – najkrótszy zaproponowany termin liczony od momentu podpisania umowy
– To – termin zaproponowany w badanej ofercie liczony od momentu podpisania umowy
– Kt – liczba punktów przyznana danej ofercie w kryterium „Termin realizacji zamówienia”
Spośród ważnych ofert, Zamawiający uzna za najkorzystniejszą i wybierze ofertę, która spełni wszystkie wymagania określone w szczegółowym opisie przedmiotu zamówienia oraz uzyskała największą liczbę punktów w ocenie końcowej.
K = Kc + Kt
gdzie:
K – liczba punktów w ocenie końcowej
Kc – liczba punktów przyznana danej ofercie w kryterium „Cena netto”
Kt – liczba punktów przyznana danej ofercie w kryterium „Termin realizacji zamówienia”
Wartości punktowe w poszczególnych kryteriach zostaną podane z dokładnością do dwóch miejsc po przecinku, a zaokrąglenie zostanie dokonane zgodnie z ogólnie przyjętymi zasadami matematycznymi.
Termin składania ofert:
- Oferty stanowiące odpowiedź na zapytanie należy składać pisemnie, tj. osobiście, pocztą lub pocztą elektroniczną na adres: marek.wierzbinski@bako-okna.pl
2. Ostateczny termin składania ofert upływa dnia: 26.02.2018 r.
3. W przypadku ofert, które będą dostarczane drogą pocztową liczy się data wpływu oferty do biura Zamawiającego na adres: Bako Bartnik Kowalczuk Spółka Jawna, ul. 4 Sierpnia 4C, 16-411 Szypliszki
4. Oferta powinna być sporządzona w jednym egzemplarzu na formularzu stanowiącym załącznik nr 1 do niniejszego zapytania ofertowego i zgodna ze szczegółowym opisem przedmiotu zamówienia.
5. Oferta i załączniki powinny być podpisane i opieczętowane przez osobę upoważnioną do reprezentacji Oferenta zgodnie z formą reprezentacji określoną w rejestrze sądowym lub innym dokumencie, właściwym dla danej formy organizacyjnej Oferenta albo przez osobę umocowaną przez osobę uprawnioną, przy czym pełnomocnictwo musi być załączone do oferty.
6. Oferent poniesie wszystkie koszty związane z przygotowaniem i złożeniem oferty.
7. Oferent może złożyć tylko jedną ofertę w odpowiedzi na niniejsze zapytanie ofertowe.
8. Ogłoszenie o zapytaniu ofertowym dostępnie jest na stronie internetowej https://grantynainnowacje.pl/zapytania-ofertowe/
Informacja na temat zakazu powiązań osobowych lub kapitałowych:
W postępowaniu ofertowym nie mogą brać udziału podmioty powiązane osobowo bądź kapitałowo z Zamawiającym.
Przez powiązania kapitałowe lub osobowe rozumie się wzajemne powiązania Zamawiającego lub osobami upoważnionymi do zaciągania zobowiązań w imieniu Zamawiającego lub osobami wykonującymi w imieniu Zamawiającego czynności związane z przeprowadzeniem procedury wyboru wykonawcy a wykonawcą – Oferentem, polegające w szczególności na:
a) uczestniczeniu w spółce jako wspólnik spółki cywilnej lub spółki osobowej,
b) posiadaniu co najmniej 10% udziałów lub akcji, o ile niższy próg nie wynika z przepisów prawa lub nie został określony przez IZ w wytycznych programowych,
c) pełnieniu funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta bądź pełnomocnika,
d) pozostawaniu w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa drugiego stopnia lub powinowactwa drugiego stopnia w linii bocznej lub w stosunku przysposobienia, opieki lub kurateli.
Informacja na temat wymagań dla oferentów:
Oferent zobowiązany jest do złożenia wraz z ofertą oświadczenie, iż prowadzi działalność gospodarczą bądź posiada niezbędną wiedzę i doświadczenie w zakresie dostaw bądź usług objętych zapytaniem ofertowym oraz posiada faktyczną zdolność do wykonania zamówienia w tym między innymi dysponuje prawami, potencjałem technicznym i osobowym koniecznym do wykonania tego zamówienia.
Dodatkowe informacje i wymagania zamawiającego:
- Po dokonaniu wyboru oferty Zamawiający poinformuje Oferenta, którego ofertę wybrano o terminie podpisania umowy/złożenia zamówienia.
2. Jeżeli Oferent, którego oferta została wybrana, uchyli się od zawarcia umowy, Zamawiający może wybrać ofertę najkorzystniejszą spośród pozostałych ofert, bez przeprowadzania ich ponownej oceny.
3. Zamawiający może odstąpić lub unieważnić postępowanie w każdej chwili bez podania przyczyny.
Dane do kontaktu w sprawie ogłoszenia:
Imię i nazwisko: Marek Wierzbiński
Email: marek.wierzbinski@bako-okna.pl
Telefon: 692 877 814
