Zapytanie 175/2018

Data zamieszczenia zapytania ofertowego: 2018-06-16

Data sporządzenia zapytania ofertowego: 2018-06-15

Dane zamawiającego:

Nazwa firmy:

KSK Anna Sawoń

Adres:

J. I. Kraszewskiego 6 lok. 25, 15-025 Białystok, Polska

NIP: 5422670719

Opis przedmiotu zamówienia:

Przedmiotem zamówienia jest uzyskanie przez Zamawiającego praw do Systemu Zarządzania Procesami Biznesowymi (Business Process Management System, w skrócie BPMS) w formie licencji bądź (opcjonalnie) jako praw do własności intelektualnej w postaci kodów źródłowych i wynikowych. Przedmiot zamówienia będzie określany w dalszej części zapytania ofertowego terminem ‘BPMS’ lub też ‘praw do BPMS’ w zależności od tego, czy mowa będzie o właściwościach samego oprogramowania, czy też warunkach licencyjnych bądź warunkach przeniesienia praw do własności intelektualnej.

Oczekuje się, że BPMS oferować będzie:
1. Możliwość tworzenia ścieżek procesów biznesowych:
* w oparciu o graficzny kreator procesów, bramki decyzyjne i możliwość tworzenia zaawansowanych reguł decyzyjnych (np.: możliwość tworzenia rabatów na podstawie różnych atrybutów)
* z wykorzystaniem interaktywnych elektronicznych formularzy dla każdego zadania z funkcjonalnościami ich walidacji, nadania typów danym i ograniczeń przyjmowanych wartości
* z możliwością tworzenia akcji w trakcie realizacji zadań przez użytkowników systemu jak na przykład zapis do bazy danych lub powiadomienie klienta o statusie zamówienia w formie notyfikacji e-mail bądź sms
2. Możliwość zarządzania zadaniami (sekwencją wydarzeń na ścieżce procesu biznesowego):
* z zapewnieniem pomiaru czasu pracy zrealizowanych zadań
* z zapewnieniem mechanizmu kolejkowania zadań oraz przypisania zadań do użytkowników na podstawie zdefiniowanych reguł bądź manualnego inicjowania zadań z kolejek przez użytkowników, wraz z możliwością przepisywania zadań między użytkownikami procesu
* z zapewnioną możliwością wizualizacji realizowanych zadań w formie KANBAN zdefiniowanego na podstawie zamodelowanego procesu biznesowego np. (realizacji zamówienia)
* z zapewnioną możliwością filtrowania zadań per użytkownik lub grupa użytkowników oraz wyszukiwania danego zadania lub sprawy po atrybutach spraw np.: numerze sprawy, realizującego i danych biznesowych zapisanych w sprawie w formularzach (jak np. nazwa kontrahenta)
3. Możliwość tworzenia raportów dotyczących każdego aspektu zbudowanych ścieżek procesów biznesowych:
* obejmującą możliwość tworzenia raportów na podstawie danych biznesowych i operacyjnych w tym tabel, tabel przestawnych i wykresów,
* z uwzględnieniem możliwości tworzenie własnych filtrów ograniczających widoczność wybranych typów danych w raportach
* z zachowaniem możliwości eksportu danych z raportów do plików tekstowych (np. .csv, .xml)
4. Archiwum Cyfrowe:
* obejmujące automatyczny zapis dokumentów tworzonych w zdefiniowanych procesach biznesowych oraz ich wersjonowania
* z możliwością dodawania plików stworzonych poza systemem bez limitu ilości miejsca zapisanych danych (ograniczonych jedynie parametrami serwera, a nie systemu)
* umożliwiające współdzielenie plików między użytkownikami z zachowaniem różnych poziomów uprawnień do operacji na plikach (tylko do odczytu, z prawem do edycji)
5. Rejestrację zmian zapewniający funkcjonalność pełnej audytowalności zdarzeń:
* obejmujący weryfikację przebiegu zachodzącej ścieżki procesu tj. kto, kiedy, i co modyfikował w zachodzących sprawach
* umożliwiający kontrolę czynności wykonywanych przez użytkowników systemu, w tym rejestrację zmian wprowadzanych w poszczególnych polach formularzy
* pozwalający na filtrowanie zebranych danych oraz ich eksport do pliku .csv w ustalonej strukturze danych
6. Mechanizmy zarządzania użytkownikami i ich uprawnieniami:
* obejmujące tworzenia kont pracowniczych (zabezpieczonych hasłem) i ich grup bezpośrednio w systemie lub z wykorzystaniem mechanizmów Active Directory
* nadawania uprawnień dla poszczególnych użytkowników i/lub ich grup do poszczególnych funkcjonalności systemowych
7. Możliwość integracji z systemami zewnętrznymi
* w zakresie importu i eksportu danych w określonych interwałach czasu bądź na żądanie z zastosowaniem:
–> REST API
–> technologii SOAP
-> plików .xml
* w zakresie wysyłki powiadomień SMS (z operatorem zapewniającym API)

Sfinalizowanie zakupu praw do BPMS musi zostać zakończone przed dniem 31 października 2018 roku.

Oczekuje się, że na BPMS udzielone zostanie gwarancyjne wsparcie techniczne rozumiane jako zapewnienie aktualizacji BPMS naprawiających błędy i luki bezpieczeństwa w BPMS wynikające czy to z błędów powstałych podczas tworzenia BMPS czy też z błędów w technologiach zastosowanych do stworzenia BPMS, które nie były znane na moment tworzenia BPMS, a mają wpływ na bezpieczeństwo bądź wydajność samego BPMS.

Prawa do BPMS będące przedmiotem zamówienia muszą spełniać następujące warunki:
* umożliwiać wykorzystanie systemu BPMS w organizacji Zamawiającej bez ograniczeń przez co najmniej 10 osób,
* nie mogą być jednostronnie zmienione przez Oferenta,
* nie mogą mieć określonego terminu ważności (tj. muszą być bezterminowe),
* nie mogą ograniczać możliwości przeniesienia ich przez Zamawiającego na inny podmiot lub wniesienia ich przez Zamawiającego jako aportu do spółki.

Koszt zakupu praw do BPMS nie może być wyższy niż 100 tys. zł netto (bez podatku VAT).

Oferty na sprzedaż praw do BPMS, które nie będą spełniały wymogów określonych w opisie przedmiotu zamówienia zostaną odrzucone i nie będą brane pod uwagę przy wyborze najkorzystniejszej oferty.

Kryteria oceny oferty wraz z określeniem wag punktowych/procentowych przypisanych do każdego z kryteriów:

Oferta powinna uwzględniać wszystkie koszty związane z realizacją zamówienia.

Oferta powinna precyzować:
* koszt zakupu praw do BPMS,
* okres gwarancyjnego wsparcia technicznego udzielanego przez Oferenta na BPMS,
* ilość stanowisk na jakich będzie możliwe wykorzystanie BMPS.

Okres gwarancyjnego wsparcia technicznego liczony jest w miesiącach od miesiąca przekazania Zamawiającemu praw do BPMS.

Zamawiający zastosuje następujące kryteria wyboru:
I. Podstawowe (możliwe do zdobycia maksymalnie 100 punktów):
a) koszt zakupu praw do BPMS – 70% wagi punktowej,
b) okres gwarancyjnego wsparcia technicznego udzielanego przez Oferenta na BPMS – 30% wagi punktowej.
II. Uzupełniające (możliwe do zdobycia maksymalnie 20 punktów):
a) brak limitu stanowisk – 20 punktów

Opis sposobu przyznawania punktacji za spełnienie danego kryterium oceny oferty:

Wybór Oferenta dokonany zostanie na podstawie ofert, które spełniają dopuszczające kryteria wyboru, wedle największej ilości punktów uzyskanych zgodnie z następującą metodologią:

I.a) przez kryterium ‘koszt zakupu praw do BPMS’ Zamawiający rozumie określoną przez Oferenta cenę całkowitą netto za wykonanie przedmiotu zamówienia. Ocena w ramach kryterium ‘koszt zakupu praw do BPMS’ (Kz) będzie obliczana na podstawie następującego wzoru: Kz = (Zn/Zo) x 100 x 70%, gdzie:
– Zn – najniższa zaproponowana cena za prawa do BPMS spośród wszystkich otrzymanych i ważnych ofert
– Zo – cena za prawa do PMS zaproponowana w badanej ofercie
– Kz – liczba punktów przyznana danej ofercie w kryterium ‘koszt zakupu praw do BPMS’

Oferty wskazujące na koszt zakupu praw do BPMS wyższy niż 100 tys. zł netto zostaną odrzucone.

I.b) przez kryterium ‘okres gwarancyjnego wsparcia technicznego udzielanego przez Oferenta na BPMS’ Zamawiający rozumie określony przez Oferenta okres w miesiącach w jakim udziela wsparcia technicznego. Okres ten liczony jest w miesiącach od miesiąca przekazania Zamawiającemu praw do BPMS.

Ocena w ramach kryterium ‘okres gwarancyjnego wsparcia technicznego udzielanego przez Oferenta na BPMS’ (Kt) będzie obliczana na podstawie następującego wzoru: Kt = (To/Tn) x 100 x 30%, gdzie:
– Tn – najdłuższy zadeklarowany okres gwarancyjnego wsparcia technicznego określony w miesiącach spośród wszystkich otrzymanych i ważnych ofert,
– To – zadeklarowany przez Oferenta okres gwarancyjnego wsparcia technicznego,
– Kt – liczba punktów przyznana danej ofercie w kryterium ‘okres gwarancyjnego wsparcia technicznego udzielanego przez Oferenta na BPMS’.

II.a) przez uzupełniające kryterium ‘brak limitu stanowisk’ (Ls) rozumiane jest takie sformułowanie przez Oferenta warunków przeniesienia praw do BPMS, które nie wprowadza dla Zamawiającego żadnych ograniczeń w ilości i typie użytkowników jacy będą mogli korzystać z BPMS. Spełnienie tego warunku oznaczać będzie przyznanie ofercie 20-tu punktów.

—————————————————————————————————

Spośród ważnych ofert, Zamawiający uzna za najkorzystniejszą i wybierze ofertę, która spełni wszystkie wymagania określone w szczegółowym opisie przedmiotu zamówienia oraz uzyskała największą liczbę punktów w ocenie końcowej według wzoru: K = Kz + Kt + Ls, gdzie:
– K – liczba punktów w ocenie końcowej
– Kz – liczba punktów przyznana danej ofercie w kryterium ‘koszt zakupu praw do BPMS’
– Kt – liczba punktów przyznana danej ofercie w kryterium ‘okres gwarancyjnego wsparcia technicznego udzielanego przez Oferenta na BPMS’
– Ls – liczba punktów przyznana danej ofercie w kryterium ‘brak limitu stanowisk’

Wartości punktowe w poszczególnych kryteriach zostaną podane z dokładnością do dwóch miejsc po przecinku, a zaokrąglenie zostanie dokonane zgodnie z ogólnie przyjętymi zasadami matematycznymi.

Termin składania ofert:

  1. Ostateczny termin składania ofert upływa dnia: 23.06.2018 r.
    2. W przypadku ofert, które będą dostarczane drogą pocztową liczy się data wpływu oferty do siedziby Zamawiającego.

Informacja na temat zakazu powiązań osobowych lub kapitałowych:

W postępowaniu ofertowym nie mogą brać udziału podmioty powiązane osobowo bądź kapitałowo z Zamawiającym.
Przez powiązania kapitałowe lub osobowe rozumie się wzajemne powiązania Zamawiającego lub osobami upoważnionymi do zaciągania zobowiązań w imieniu Zamawiającego lub osobami wykonującymi w imieniu Zamawiającego czynności związane z przeprowadzeniem procedury wyboru wykonawcy a wykonawcą – Oferentem, polegające w szczególności na:

a) uczestniczeniu w spółce jako wspólnik spółki cywilnej lub spółki osobowej,

b) posiadaniu co najmniej 10% udziałów lub akcji, o ile niższy próg nie wynika z przepisów prawa lub nie został określony przez IZ w wytycznych programowych,

c) pełnieniu funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta bądź pełnomocnika,

d) pozostawaniu w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa drugiego stopnia lub powinowactwa drugiego stopnia w linii bocznej lub w stosunku przysposobienia, opieki lub kurateli.

Informacja na temat wymagań dla oferentów:

Oferent zobowiązany jest do złożenia wraz z ofertą oświadczenie, iż prowadzi działalność gospodarczą bądź posiada niezbędną wiedzę i doświadczenie w zakresie dostaw bądź usług objętych zapytaniem ofertowym oraz posiada faktyczną zdolność do wykonania zamówienia w tym między innymi dysponuje prawami, potencjałem technicznym i osobowym koniecznym do wykonania tego zamówienia.

Dodatkowe informacje i wymagania zamawiającego:

  1. Oferent złoży ofertę, w której zawrze:
    * opis przedmiotu oferty powinien być nie węższy niż wynikający z opisu zawartego w tym zapytaniu ofertowym
    * koszt (cenę) za prawa do BPMS
    * liczony w miesiącach okres wsparcia technicznego udzielanego przez Oferenta
    * informację o liczbie użytkowników jaka będzie mogła korzystać z BPMS
    * oświadczenie o braku powiązań osobowych lub kapitałowych z Zamawiającym
    * deklarację odpowiedzialności za ofertę, w której potwierdzi, że prowadzi działalność gospodarczą bądź posiada niezbędną wiedzę i doświadczenie w zakresie usług objętych zapytaniem ofertowym oraz posiada faktyczną zdolność do wykonania zamówienia w tym między innymi dysponuje prawami, potencjałem technicznym i osobowym koniecznym do wykonania tego zamówienia.
    2. Oferent może złożyć ofertę samodzielnie ją przygotowując lub też skorzystać ze wzorca określonego w załączniku ‘Wzór oferty dla przedsiębiorstw’.
    3. Oferty stanowiące odpowiedź na zapytanie należy składać pisemnie, tj. osobiście lub drogą pocztową na adres siedziby: KSK Anna Sawoń, ul. J. I. Kraszewskiego 6 lok. 25, 15-025 Białystok lub przesłać e-mailem na adres: ksawon@krysztaly3d.pl
    4. Oferta i załączniki złożone w formie wydruku powinny być podpisane i opieczętowane przez osobę upoważnioną do reprezentacji Oferenta zgodnie z formą reprezentacji określoną w rejestrze sądowym lub innym dokumencie, właściwym dla danej formy organizacyjnej Oferenta albo przez osobę umocowaną przez osobę uprawnioną, przy czym pełnomocnictwo musi być załączone do oferty. W przypadku złożenia oferty e-mailem Oferent, którego oferta zostanie wybrana zobowiązuje się do dostarczenia wydrukowanego egzemplarza oferty podpisanej i opieczętowanej przez osobę upoważnioną do reprezentacji Oferenta zgodnie z formą reprezentacji określoną w rejestrze sądowym lub innym dokumencie, właściwym dla danej formy organizacyjnej Oferenta najpóźniej w dniu podpisania umowy na realizację zamówienia.
    5. Oferent ponosi wszystkie koszty związane z przygotowaniem i złożeniem oferty.
    6. Oferent może złożyć tylko jedną ofertę w odpowiedzi na niniejsze zapytanie ofertowe. Zamawiający nie dopuszcza możliwości składania ofert częściowych.
    7. Zamawiający dopuszcza możliwości powierzenia części lub całości zamówienia podwykonawcom.
    8. Termin związania ofertą musi być nie krótszy niż do 31 lipca 2018 roku.
    9. Rozliczenia między Zamawiającym a wybranym Oferentem będą prowadzone w złotych polskich (PLN). W przypadku ofert wyrażonych w walucie obcej przeliczenie na PLN nastąpi według średniego kursu NBP z dnia porównania ofert.
    10. Jeżeli Oferent, którego oferta została wybrana uchyli się od zawarcia umowy, Zamawiający może wybrać ofertę najkorzystniejszą spośród pozostałych ofert, bez przeprowadzania ich ponownej oceny.
    11. Od prowadzonego postępowania nie przysługują Oferentom środki ochrony prawnej (protest, odwołanie, skarga) określone odpowiednio w przepisach ustawy Prawo Zamówień Publicznych.
    12. Zamawiający zastrzega możliwość unieważnienia postępowania na każdym jego etapie.

Dane do kontaktu w sprawie ogłoszenia:

Imię i nazwisko: Kamil Sawoń

Email: ksawon@krysztaly3d.pl

Telefon: 602446550